ТОО "Костанайский завод металлоконструкций"

ТОО "Костанайский завод металлоконструкций" занимается производством быстровозводимых зданий из легких металлоконструкций, оказывает услуги по изготовлению, проектированию, доставке и сборке зданий.

В июне 2021 года предприятие перешло на электронный документооборот с СЭД Documentolog. Предпосылкой перехода стала необходимость избавления от бумажного документооборота. Система Documentolog была приобретена после анализа поставщиков СЭД по таким критериям как: оптимальная цена, возможность аренды лицензий, интеграция с государственными органами.

В рамках проекта внедрения был выбран пакет Documentolog Start, который включает в себя автоматизацию процессов работы со следующими документами:

• Входящие документы,
• Исходящие документы,
• Внутренние документы,
• Обращения физических и юридических лиц,
• Протокольные совещания,
• Приказы по ОД,
• Личные поручения,
• Договоры,
• Акты выполненных работ и пр.

Для ведения электронной переписки со своими контрагентами предприятие подключилось к сервису Doculite.

Помимо автоматизации общих типов документов были приобретены дополнительные решения и модули:

• Мобильное приложение Documentolog,
• Интеграция с Zoom,
• Флэш карты для обучения сотрудников,
• Встроенный офисный редактор Documentolog Office,
• Модуль управления и мониторинга информационной безопасностью системы SIEM,
• Модуль искусственного интеллекта и изучения поведенческой модели пользователей AiSulu.

Дополнительно из бумажного в электронный формат были переведены кадровые процессы организации:

• Процесс приема сотрудников,
• Процесс увольнения сотрудников,
• Процесс предоставления отпуска сотрудникам,
• Процесс командирования сотрудников,
• Процесс перевода сотрудника в другое подразделение,
• Процесс анкетирования сотрудников.

В настоящее время в системе взаимодействуют 11 сотрудников компании.

В результате внедрения системы Documentolog в процессы предприятия были достигнуты следующие результаты:

• Возможность оперативного согласования документов;
• Ускорение обработки входящей и исходящей корреспонденции;
• Оперативный доступ к необходимой информации.
• Автоматизация кадрового делопроизводства.