Внедрение СЭД Documentolog в TOO «G-Kids KZ»

Наша компания продолжает реализовывать решения на базе платформы Documentolog в различных казахстанских компаниях. Сегодня мы расскажем вам об еще одном успехе - внедрении CRM Documentolog в TOO «G-Kids KZ»!

TOO «G-Kids KZ» является официальным представителем мирового лидера в сфере развивающих программ для детей от 0 до 6 лет - компании Gymboree Play&Music, одним из 700 центров в 33 странах, работающих по этой франшизе.

• Формирование и изменение списков групп. Из-за того, что групп в центре было много, а списки учащихся велись на бумаге, периодически среди них возникала путаница и были даже случаи утери и путаницы в списках; также в случае выбытия или прибытия ученика список приходилось либо распечатывать заново, либо корректировать вручную, из-за чего расходовалась дополнительная бумага.
• Контроль посещаемости. Случалось так, что сотрудник или преподаватель в ходе урока не делал отметки в графе посещаемости, что приводило к спорам между родителями и сотрудниками центра касательно посещения или непосещения ребенком занятий в конкретный период времени.
• Составление расписания уроков. Из-за необходимости подстраиваться под новых клиентов, изменения в графике старых клиентов, а иногда и кадровые перестановки, расписание уроков приходилось корректировать. Каждый раз это требовало распечатки новых бумажных бланков, которые впоследствии могли перепутаться со старыми и создавали путаницу в документах. составление расписания уроков, стали занимать много рабочего времени и внимания сотрудников. Решить эту проблему компания планировала с помощью внедрения системы построения взаимоотношений с клиентами(CRM).
• Отсутствие системы поздравления клиентов с Днем Рождения. Как известно, своевременное поздравление клиента с праздником, а особенно с таким важным для него, как День Рождения, способствует укреплению взаимоотношений между ним и компанией. Из-за большого количества клиентов часто случалось такое, что записи о дате рождения ребенка путались или вообще не фиксировались.

Для решения вышеуказанных проблем руководством TOO «G-Kids KZ» было принято решение внедрить в компанию систему построения взаимоотношений с клиентами. При рассмотрении широкого рынка предложения с упором на такие факторы, как сжатые сроки внедрения, простота управления и оптимальная цена, в качестве поставщика системы была выбрана компания "Documentolog" с продуктом CRM Documentolog. 

Внедрение этого продукта в TOO «G-Kids KZ» позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• Эффективное управление клиентской базой с контролем посещаемости на протяжении всего времени обучения и функцией составления нового расписания занятий; с момента внедрения случаев путаницы в списках или утери документов, а также споров с клиентами, не происходило;
• Автоматизированная система учета продаж дала возможность получать полную картину деятельности этого сегмента организации и корректировать деятельность менеджеров по продажам там, где это необходимо.
• Автоматическое формирование отчетности по заданным параметрам в режиме реального времени дало возможность получать любую аналитику, которую компания теперь использует для стратегического планирования деятельности.
• Календарь компании, который позволяет осуществлять заблаговременно планировать мероприятия и уведомляет о приближающихся днях рождения детей. С тех пор в компании никогда не было случаев несвоевременного поздравления клиентов с Днем Рождения.

Кроме вышеуказанных результатов, автоматизация рабочего процесса с помощью CRM Documentolog также позволила:

• значительно сократить трудовые и временные затраты на составление отчетов;
• сделать управление расписанием занятий более удобным и качественным;
• осуществлять мониторинг посещаемости;
• отправлять электронные письма клиентам прямо из системы за счет интеграции корпоративного ящика компании с ней.

Автоматизируйте бизнес процессы вместе с Documentolog!