В Казахстане ужесточают контроль за трудовыми договорами: как работодателям избежать штрафов

Государство намерено навести порядок и обеспечить прозрачность трудовых отношений, но вместе с этим вводятся новые штрафы за нарушения.

Что изменится для работодателей

Законопроект предусматривает ответственность за три типа нарушений:

• Несвоевременное внесение данных.
• Предоставление неполной информации.
• Внесение недостоверных сведений.

Штрафы будут распространяться на все категории работодателей — от крупных компаний до индивидуальных предпринимателей. Размер санкций зависит от масштабов бизнеса и повторности нарушения.

Почему это важно

Многие компании до сих пор ведут трудовые договоры в бумажном виде, вручную вносят данные и дублируют информацию. Это увеличивает риск ошибок, несвоевременных обновлений и несоответствия данных в ЕСУТД, что теперь может привести к штрафам. Ошибка или задержка в обновлении данных может стоить бизнесу немалых денег и репутации.

Кроме того, отсутствие записи в системе создаёт проблемы и для сотрудников — при подтверждении стажа, получении пособий или участии в программах занятости.

Как работодателям избежать штрафов и нарушений?

Эксперты по корпоративному праву советуют бизнесу:

• провести проверку и актуализацию всех трудовых договоров в ЕСУТД;
• внести недостающие данные в установленные сроки (5 дней - для новых договоров, 3 - для прекращения, 15 - для изменений);
• назначить ответственного за ведение системы;
• провести работу с ошибками. Законодательство предоставляет 30-дневное "окно" для исправления некорректно внесенных данных.

Министерство труда подчеркивает, что обязанность работодателей вносить данные действует с 2020 года, однако многие до сих пор этого не делают. Новые штрафы носят превентивный характер и направлены на повышение ответственности бизнеса, при этом технические ошибки штрафоваться не будут, если есть доказательства их исправления.

Как Documentolog помогает работодателям соблюдать требования ЕСУТД

Documentolog предлагает современное решение для оформления и хранения трудовых договоров в электронном формате с автоматической передачей данных в Единую систему учёта трудовых договоров (ЕСУТД).

• Избавление от рутины - система автоматически передает данные в ЕСУТД, без ручного ввода и дублирования информации.
• Минимизация ошибок - вероятность несвоевременного внесения данных или указания недостоверных сведений сводится к нулю.
• Повышение прозрачности - все документы легитимны, подписаны ЭЦП и хранятся в защищенном облаке.
• Экономия времени - не нужно распечатывать, сканировать и вручную загружать файлы.

Documentolog полностью соответствует нормам трудового законодательства и требованиям Министерства труда и социальной защиты. Все договоры подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП) и имеют юридическую силу.

Как это работает в Documentolog

1. Сотрудник отдела кадров формирует электронный трудовой договор в системе Documentolog.
2. Трудовой договор подписывается обеими сторонами — сотрудником и работодателем с использованием ЭЦП.
3. После подписания документ автоматически переходит в статус «Подписан». Система формирует сведения для отправки в ЕСУТД.
4. Ответственный специалист подтверждает отправку, нажав кнопку «Отправить», после чего данные передаются в ЕСУТД.

Documentolog помогает бизнесу соответствовать требованиям трудового законодательства, избавляя от ручной работы и бюрократии.

Оставьте заявку, и наш менеджер расскажет, как быстро запустить процесс и интегрировать передачу данных в ЕСУТД.