ТОП-5 вопросов про ЭДО: всё, что вы хотели знать об электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) — это не просто модный тренд, а реальный способ ускорить работу и сократить затраты. Но если вы только думаете о переходе, наверняка у вас возникают вопросы. 

Мы собрали ответы на самые популярные из них, чтобы развеять сомнения и показать, почему ЭДО — это выгодно.

1. Безопасен ли электронный документооборот?

Многие боятся за хранение и защиту данных от утечек, и это действительно важный вопрос. При выборе системы обязательно обращайте внимание на этот вопрос и выбирайте только того поставщика, который этому вопросу уделяет большое внимание и гарантирует безопасность ваших персональных сведений, коммерческой информации и документов. 

Например, ЭДО Documentolog обеспечивают высокий уровень защиты:

- Электронная цифровая подпись (ЭЦП) исключает возможность подделки документа.

- Шифрование данных защищает информацию от несанкционированного доступа.

- Резервное копирование позволяет сохранить все документы даже в случае сбоя.

Использование сертифицированных решений, таких как Documentolog, делает электронный документооборот надёжным и безопасным.

2. Для каких документов можно использовать ЭДО?

ЭДО подходит для абсолютно всех видов документов:

- Договоры и контракты с поставщиками внутри страны и за ее пределами

- Трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками

- Кадровые документы (приказы, распоряжения, заявления)

- Закрывающие документы (счета-фактуры и акты)

- Финансовые документы (БДР, аудиты)

Вы можете перевести в цифровой формат любые типы документов , в СЭД Documentolog большое количество шаблонов и возможностей для работы со стандартными документами. Если же у вас какие-то документы имеют специфическую форму или путь отправки, все это тоже можно настроить по отдельном запросу. 

3. Сложно ли перейти на ЭДО?

Процесс внедрения ЭДО не так сложен, как кажется. Вот примерный алгоритм:

- Выбор системы 

- Заключение договора и настройка платформы 

- Обучение сотрудников

Многие компании начинают с одного отдела, например, кадрового, и постепенно переводят в цифру остальные процессы. Кроме того, в Documentolog есть возможность подключиться бесплатно и начать пользоваться возможностями ЭДО сразу после регистрации. 

Таким образом, вы уже сможете попробовать функционал и оценить все преимущества обмена документами в цифровом формате. Перейти к регистрации. (ссылка с меткой)

4. ЭДО — только для крупных компаний?

Многие считают, что электронный документооборот подходит только для больших организаций с обширным документооборотом. Но это миф! ЭДО универсален и может быть полезен для бизнеса любого масштаба, включая малые и средние компании. Он помогает сократить затраты, ускорить процессы и упрощает управление документами вне зависимости от количества сотрудников или операций.

5. Мы уже работаем в 1С, можно ли работать в двух программах сразу?

Да, вы можете использовать 1С и систему ЭДО одновременно. Более того, современные платформы, такие как Documentolog, легко интегрируются с 1С. Это значит, что данные из одной системы автоматически передаются в другую, без необходимости дублировать работу.

Как это работает:

- Документы создаются и согласовываются в ЭДО, а данные передаются в 1С для бухгалтерского или управленческого учёта.

- Обратная интеграция также возможна: отчёты или счета из 1С могут загружаться в ЭДО для подписания и отправки.

- Использование двух систем вместе делает рабочие процессы более эффективными и автоматизированными, сохраняя привычный функционал обеих платформ.

Это лишь часть популярных вопросов, которые возникают у компаний перед переходом на электронный документооборот. На самом деле, преимущества ЭДО выходят далеко за рамки простых ответов. С его помощью вы сможете сэкономить время, сократить затраты на бумагу и логистику, ускорить согласование документов и значительно повысить прозрачность процессов.

ЭДО — это не просто шаг в сторону цифровизации, это инструмент, который помогает вашему бизнесу работать быстрее, эффективнее и экологичнее. Начните внедрение уже сегодня и почувствуйте, как легко можно оптимизировать рутинные задачи!