Переход на кадровый электронный документооборот: с чего начать?

Вопрос об отказе от бумажных кадровых документов волнует многие компании в Казахстане. Как построить процесс, снизить риски и упростить переход? Мы предлагаем пошаговую инструкцию для руководителей и HR, чтобы сделать переход быстрым и безопасным.

Шаг 1: Проведите внутренний аудит текущих процессов

Для начала важно оценить существующий кадровый документооборот: какие документы используются, сколько времени уходит на их обработку и каковы потоки согласования. Например, в одной из казахстанских компаний обработка одного заявления на отпуск занимает до 2 дней из-за многоступенчатых согласований.

Проведение аудита помогает выявить долгие, сложные или повторяющиеся этапы. Такой взгляд сверху позволяет выявить точки роста для автоматизации и понять, какие проблемы может решить электронный кадровый документооборот. В сервисе электронного документооборота Documentolog вы сможете автоматизировать полный цикл кадрового документооборота: от этапа рекрутинга и поиска кандидата до увольнения. 

Шаг 2: Определите цели и приоритеты

Переход на электронный документооборот должен соответствовать бизнес-целям компании: снижение затрат, увеличение скорости обработки документов, повышение эффективности работников, соблюдение законодательных требований, также сведения к нулю утери документов. Например, сеть медицинских клиник ставит своей целью сокращение времени на обработку трудовых договоров с 1 дня до нескольких минут. Необходимо расставить приоритеты, чтобы понять, с чего начать и как оценивать успехи. Мы рекомендуем начать работу с перехода на подписание трудового договора в электронном виде. Пожалуй, это один из самых важных документов в мире КЭДО, Documentolog позволит подписывать трудовой договор в несколько кликов. А еще отправлять в Enbek благодаря интеграции. 

Шаг 3: Выберите технологического партнера

Ключевой шаг — выбор надёжного поставщика системы ЭДО. Обращайте внимание на опыт внедрения, надежность и соответствие казахстанским нормам. 

Система  DOCUMENTOLOG работает на рынке Казахстана уже 17 лет и является лидером программного обеспечения для корпоративного сектора. Наша система уже используется до 90% государственных органов и более 100 компаниях в Республике Казахстан, благодаря чему зарекомендовала себя как надёжный партнер по автоматизации документооборота и предлагает гибкие настройки процессов компании.

Шаг 4: Разработайте план перехода

План должен включать сроки, ответственных и ключевые шаги. Например, торговая сеть начала с автоматизации стандартных кадровых документов, а затем постепенно добавляла другие типы документов. Сперва оцените, какие документы стоит автоматизировать в первую очередь (договора, приказы, заявления). Постепенное внедрение снизит риски и сократит стресс для сотрудников.

Шаг 5: Обучите сотрудников

Сотрудники должны понимать, как работать с новой системой и какие преимущества она им принесёт. Например, в одной из компаний после обучения сотрудники отметили, что им стало проще находить нужные документы и отправлять запросы на согласование. Это повышает лояльность, вовлечённость и самое главное эффективность команды. Documentolog всегда проводит обучение пользователей и помогает легко и быстро перестроиться на новый формат работы.

Хотите узнать больше о переходе на кадровый электронный документооборот? Оставьте заявку на сайте, выбрав кнопку "Отдел продаж", или используйте онлайн-консультант для связи с нами.