1. Что такое электронный документ?
  2. Что такое Система Электронного Документооборота? Какие бывают СЭД?
  3. Что такое Электронная цифровая подпись?
  4. Что такое организационно-распорядительная документация и организационно-правовая документация?
  5. Как классифицировать документы в компании?
  6. Какие стандарты РК имеются в области СЭД?
  7. Какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью СЭД?
  8. Можно ли автоматизировать специфичные для компании бизнес-процессы?
  9. Нужна ли СЭД организации?
  10. Мы используем почту, зачем нам СЭД?
  11. Как выбрать СЭД? Какие СЭД присутствуют на рынке Казахстана?
  12. У нас уже есть СЭД, но хотим выбрать новое решение. Сложно ли перейти на СЭД Documentolog?
  13. Какие компании уже используют СЭД Documentolog?
  14. Что такое совокупная стоимость владения СЭД?
  15. Варианты приобретения системы электронного документооборота
  16. Какова политика лицензирования СЭД Documentolog?
  17. Имеется ли мобильный клиент для СЭД Documentolog?
  18. Что такое приобретение системы по модели SAAS?
  19. Преимущества и недостатки использования СЭД по модели SAAS
  20. Преимущества и недостатки покупки СЭД на баланс компании (локальная установка)
  21. Можно ли перейти с модели SAAS на локальную установку?
  22. Как обеспечивается безопасность документов по модели SAAS?
  23. Не успели продлить подписку по модели SAAS, что будет с документами?
  24. Можно ли посмотреть возможности системы и интерфейс перед покупкой? Как посмотреть ДЕМО версию СЭД Documentolog?
  25. Технические требования к СЭД. Какое оборудование нужно для использования?
  26. Мы ведем переписку с государственными органами. Нам требуется интеграция с ЕСЭДО. Есть ли у Вас она?
  27. У нас холдинговая структура. Как организовать полностью безбумажный документооборот?

Что такое электронный документ? В чем отличия от сканированного бумажного?

Электронный документ – это какая-либо информация, представленная в электронной форме, которую можно передавать и обрабатывать с помощью информационных систем. Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая на территории Республики Казахстан равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

  1. удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
  2. лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
  3. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
  4. электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне РК.

В идеале, документ должен создаваться в электронном виде, заверяться ЭЦП и передаваться по сетям в электронном виде. Получатель документа должен иметь возможность проверить подлинность ЭЦП и прочитать полученный документ. 

На практике же получается, что электронный документ распечатывается, заверяется ручной подписью и передается адресату. Адресат, получивший документ, сканирует его, таким образом переведя обратно в электронный вид, и передает дальше для использования в своей информационной системе. При этом юридическую значимость отсканированный документ не имеет, а только оригинал, подписанный ручным способом. Это сильно усложняет процесс и минимизирует преимущества использования электронных документов. 

Компания Documentolog разработала решение "Казахстанский Центр Обмена Электронными Документами doc24.kz", позволяющее создавать, заверять ЭЦП, передавать, получать и верифицировать документ полностью в электронном виде без необходимости перевода в бумажный. О данном решении можно подробнее узнать здесь.