АО «Фонд развития предпринимательства «Даму»

Акционерное общество «Фонд развития предпринимательства Даму» работает в системе Documentolog с января 2015 года.

Фонд на протяжении многих лет оказывает финансовую и нефинансовую поддержку предприятиям малого и среднего бизнеса. Поэтому важной составляющей деятельности Фонда является оперативная работа и обмен документацией. Учитывая количество предприятий и компаний, с которыми сотрудничает "Даму", внедрение электронного документооборота стало первостепенной задачей организации.

На момент старта внедрения системы у Фонда Даму имелась своя собственная система электронного документооборота для работы с клиентами. Но разработка и сопровождение данной системы требовало постоянных ресурсов. На тот момент Фонд открывал новые филиалы по всей территории Казахстана, запускались новые проекты, обмен документами становился больше. Поэтому руководство решило не распыляться и сосредоточиться на работе с клиентами, а оптимизацию внутренних и внешних процессов доверить специалистам компании Documentolog.

Система электронного документооборота «Documentolog» была внедрена в Головном офисе, а также региональных филиалах Фонда. Были автоматизированы все необходимые внутренние и внешние процессы.

Помимо автоматизации стандартных процессов были автоматизированы такие процессы как:

• Работа с документами Коллегиальных органов;
• Работа с финансовыми документами;
• Заявки по IT;
• Операционные риски;
• Электронный архив.

Созданы все модели типовых договоров согласно регламенту организации:

• договоры поставки
• договоры поручения
• договоры финансирования
• кредитные договоры и др.

Разработаны отчеты специализированного характера, отвечающих за статистику исполнения, список предстоящих к выполнению документов, по выданным поручениям, исходящей и входящей документации, о корреспонденции и многие другие. Возможность работы с ЭЦП  - один из факторов, существенно облегчивших взаимодействие с другими регионами страны, что привело не только к ускорению процесса, но и увеличению количества предприятий.

Кроме того, были автоматизированы кадровые процессы компании. Так, в 2017 году был запущен проект по переводу ряда кадровых процессов в электронный формат (заявления и приказы по приему и увольнению сотрудников, по переводу и оформлению в отпуск, приказы по личному составу). Под процессы Даму была кастомизирована и запущена работа с графиками отпусков, обходными листами, а также анкетирование сотрудников во время увольнения.

Для учета всех этих процессов система была интегрирована с конфигурацией "Управление учета заработной платы персонала" на платформе "1С". Благодаря интеграции данные, формируемые в системе Documentolog, передаются в систему 1С. 

Фонд «Даму» одна из передовых организаций по субсидированию и поддержке малого и среднего бизнеса в Казахстане. Автоматизация данной компании системой Documentolog позволила в разы повысить эффективность работы сотрудников центра.

Эффект от внедрения системы Documentolog в процессы АО «Фонд развития предпринимательства Даму»:

• сокращение сроков от инициирования вопросов до принятия решений (в 2 раза);
• оптимизация рабочего времени сотрудников, которое выделяется на перенос документов от инстанции к инстанции;
• сокращение потребления бумаги при работе с документами.

В 2019 году Фонд Даму совместно с Documentolog запустил услугу трехстороннего подписания Договора субсидирования Фонда Даму. Таким образом, предприниматели могут подписывать договоры субсидирования онлайн всего лишь за 30 минут. Процесс был полностью автоматизирован посредством сервисов, предоставляемых компанией Documentolog.