Служба тех. поддержки: +77172 537 702
Лого АО «Казпочта»
Сфера деятельности
  • Другое

Количество пользователей:
23000

Срок внедрения:
2 недели

АО «Казпочта»

Система Documentolog, предназначенная для организации pepper free пространства, и обеспечивающая автоматизацию бизнес-процессов с момента запуска до завершения, была внедрена в АО «Казпочта» по модели SaaS. 

В рамках данного проекта были автоматизированы следующие процессы компании:

  • Общее делопроизводство (работа с входящими, исходящими документами, внутренней корреспонденцией, обращениями лиц, распорядительными документами, планами работ и др.);
  • Кадровое делопроизводство (перевод процессов от оформления до расторжения трудовых отношений с работником в электронный формат с обязательным использованием ЭЦП на каждом этапе);
  • Управление рабочими совещаниями (проведение совещаний, составление и подписание протоколов, а также мониторинг исполнений решений, выданных на совещаниях);
  • Управление и организация ИТ-услуг ITSM, (автоматизация таких процессов, как управление конфигурациями ИТ, соглашениями об услугах ИТ, управление проблемами, знаниями, управление запросами на обслуживание и инцидентами, изменениями в ИТ и др.);
  • Коллегиальные заседания (автоматизация деятельности коллегиальных органов компании).

Запуск пилотного проекта по внедрению Documentolog для 5000 сотрудников Центрального Аппарата и областных филиалов состоялся 26 июня 2017 года. Все работы по подготовке и внедрению системы были выполнены в течение 14 дней. 

Во время запуска пилота возникли организационные сложности, а именно организация подключения и обучения 5000 пользователей в территориально-распределенных областных филиалах и почтамтах. Для решения данной ситуации команда Documentolog записала обучающие видео-курсы, организовала проведение ВКС и подготовила тестовые вопросы для пользователей на знание СЭД. 

После успешного завершения пилотного периода эксплуатации системы, в декабре 2017 года АО «Казпочта» подключили к СЭД Documentolog более 20 000 сотрудников компании. 

За период с июня 2017 года по февраль 2018 года сотрудниками АО «КазПочта» в системе Documentolog было:

  • запущено 169 406 внутренних заявок;
  • запущено 23 139 исходящей корреспонденции;
  • отписано 302 283 резолюций;
  • отработано 58 653 запросов на обслуживание и инциденты в ITSM;
  • размещено файлов, общий объем которых составил 1,5 ТБ;
  • использовано 192,5 ГБ в базе данных.

Также АО «КазПочта» была предоставлена мобильная версия системы Documentolog с полноценной функциональностью и поддержкой ЭЦП.